Unternehmensprozesse optimieren durch Automatisierung

Der typische Unternehmensalltag ist voll von wiederkehrenden Arbeitsabläufen. Oft sind es Kleinigkeiten, die mit der eigentlichen unternehmerischen Tätigkeit wenig zu tun haben, aber dennoch viel Zeit und Geld kosten. Im Gegensatz zu etablierten Unternehmen haben gerade Startups ihre Arbeitsabläufe meist noch nicht automatisiert und verschwenden daher wertvolle personelle Kapazitäten mit Fleißarbeit.
Die Lösung ist in vielen Fällen ein Online-Automatisierungstool. Damit können gängige Apps wie Gmail, Dropbox, Slack, MailChimp oder Google Sheets miteinander verbunden werden, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.
Ein Beispiel für ein Automatisierungstool mit hoher Funktionalität und gleichzeitig intuitiver Bedienung ist Zapier, das ich dir im Folgenden gerne vorstellen möchte.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Zapier?
• Die wichtigsten Zapierbegriffe
• Wie du Zapier verwendest
• Fazit

Was ist Zapier?

Zapier ist ein Webservice, der es ermöglicht, verschiedene Webanwendungen miteinander zu verbinden und untereinander zu synchronisieren, um Prozesse zu automatisieren. Dazu werden die Aktionen der im Unternehmen genutzten Apps miteinander verknüpft und synchronisiert, so dass wiederkehrende Prozesse automatisch ausgeführt werden. Dabei handelt es sich um sogenannte Zaps. Sie werden durch ein Ereignis ausgelöst, das die eingerichtete Aktion ausführt. Die Nutzung ist flexibel und vielseitig, ebenso wie die Bandbreite der möglichen Integrationen.

Die wichtigsten Zapier-Begriffe

Zap
Ein Zap ist ein automatisierter Workflow zwischen mehreren Apps. Zaps bestehen aus mindestens zwei Teilen: einem Auslöser (Trigger) und einer oder mehreren Aktionen. Wenn der Zap mehr als eine Aktion hat, Filter oder Suchen enthält, handelt es sich um einen mehrstufigen Zap.

Auslöser (Trigger)
Ein Auslöser ist das Ereignis innerhalb einer App, das den Zap startet. Sobald du einen Zap eingerichtet hast, überwacht Zapier die App auf dieses Ereignis.

Aktion
Die Aktion ist das Ereignis, das den Zap abschließt.

Wie du Zapier verwendest

Um Zapier effektiv in den eigenen Geschäftsbetrieb zu integrieren, müssen zunächst alle Prozesse in deinem Unternehmen identifiziert werden. Danach kannst du Zaps erstellen, die diese Prozesse koordinieren. Eine Möglichkeit, geeignete Prozesse zu identifizieren, ist zu prüfen, an welchen Stellen Tabellen, E-Mails oder bestimmte Apps noch händisch mit Daten befüllt werden. Grundsätzlich können alle Prozesse, die wiederkehrend und regelbasiert sind, automatisiert werden. Idealerweise sollte dieser Schritt mit einer allgemeinen Prozessanalyse kombiniert werden, um sicherzustellen, dass nur Prozesse automatisiert werden, die bereits optimiert und effizient sind. Der anfängliche Aufwand mag mühsam und zeitaufwändig erscheinen, aber einmal eingerichtet, wird die Automatisierung deinem Unternehmen nachhaltige Vorteile bringen. Indem Zapier diese Routineaufgaben übernimmt, spart es dir auf lange Sicht Zeit und Geld. Darüber hinaus macht es Prozesse robuster, indem es menschliche Fehler bei der Datenverarbeitung ausschließt. Die falsche Eingabe von Daten, der versehentliche Versand eines Dokuments an einen falschen Empfänger oder die Verknüpfung eines Datensatzes mit der falschen Kundendatei – all das lässt sich mit einer geeigneten Automatisierungsstrategie vermeiden. Außerdem kann der Ausfall eines Mitarbeiters die bisher manuell durchgeführten Geschäftsprozesse nicht mehr gefährden.
Bei den Anwendungsmöglichkeiten sind der eigenen Fantasie kaum Grenzen gesetzt. Wer zum Beispiel seine Unternehmensfinanzen besser im Blick behalten will, für den ist Google Sheets als zentrales Element in Zapier besonders interessant. Damit lassen sich alle relevanten Finanzkennzahlen berechnen und mit Hilfe von Zapier ist es möglich, automatisch alle notwendigen Daten automatisch zu importieren, zum Beispiel aus dem eigenen Online-Shop oder dem PayPal-Konto.
So hast du nicht nur alle Kennzahlen innerhalb von Google Sheets immer auf dem neuesten Stand und im Blick, sondern du kannst gleich noch weitere Trigger hinzufügen. Durch das Hinzufügen zusätzlicher Auslöser und Aktionen können Mitarbeiter beispielsweise automatisch per E-Mail oder über ein Tool wie Asana oder Slack über die Zahlen im Sheet informiert werden. Dies kann entweder zeitgesteuert (z.B. wird am Ende eines jeden Arbeitstages eine E-Mail als Zusammenfassung versendet) und / oder auf Basis bestimmter Schwellen (z.B. wenn die liquiden Mittel unter einen bestimmten Grenzwert fallen) erfolgen. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Zahlen den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit erreichen.

Fazit

Richtig umgesetzt sind Prozessautomatisierungen ein hilfreiches Mittel, um die Produktivität und Effizienz in deinem Unternehmen zu steigern und vor allem langfristige Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Gerade bei Startups mit begrenzten personellen Ressourcen kann die Automatisierung helfen, sich wieder auf das eigentliche Ziel des Unternehmens zu konzentrieren und neue Wachstumsimpulse freizusetzen.
Doch die Vorteile der Prozessautomatisierung gehen weit über die unternehmensinternen Abläufe hinaus. Auch die Beziehung zu deinen Kunden kannst du durch Automatisierung optimieren. So lassen sich Kundenanfragen und -bestellungen automatisiert bearbeiten und mögliche Marketingmaßnahmen schneller und gezielter umsetzen. Das Ergebnis sind ein verbesserter Kundenservice, eine höhere Kundenzufriedenheit und letztlich höhere Umsätze.
Insgesamt verbessert die Automatisierung die Geschäftsprozesse und deren Steuerung über alle Bereiche hinweg und reduziert die Fehlerquote, um dein Unternehmen zu unterstützen und voranzubringen.
Für weitere Informationen könnt ihr mich gerne direkt ansprechen und wir erarbeiten gemeinsam eine sinnvolle Automatisierungsstrategie für dein Unternehmen,

Eine kleine Bitte an euch …

Wie ihr wisst, liegt mir das Thema Startups sehr am Herzen. Dabei verfolge ich auch regelmäßig den wissenschaftlichen Diskurs und bin dabei auf eine interessante Untersuchung gestoßen. Im Rahmen einer Masterarbeit werden dabei die Auswirkungen auf das aktuelle Gründungsgeschehen in Zeiten von Corona untersucht.
Ich würde mich freuen, wenn möglichst viele von euch teilnehmen und diese Arbeit unterstützen.

Hier geht es direkt zur Umfrage.

PS: Die Umfrage dauert nur 15 Minuten und man kann einen Amazon-Gutschein gewinnen.

In meiner täglichen Zusammenarbeit mit Startups gibt es nichts Wichtigeres als eine funktionierende Kommunikation, Koordination und Organisation. Aus diesem Grund schreibe ich mit meinen Kunden regelmäßig E-Mails, telefoniere mit ihnen und tausche mich in Videokonferenzen aus. Da die Arbeitsprozesse zwischen den Mitarbeitern des Startups sowie weiteren externen Freelancern koordiniert werden müssen, ergibt der Einsatz spezialisierter Tools häufig Sinn. Dazu gehören vor allem Messenger-Dienste und Projektmanagement-Tools – professionelle Lösungen, bei denen jeder Beteiligte zu jeder Zeit weiß, wann er was zu tun hat.
Ich habe im Laufe der Zeit bereits mit vielen Tools gearbeitet und möchte dir im Folgenden kurz meine drei persönlichen Favoriten vorstellen:

•  Slack
• Asana
• Trello

Slack

Slack ist ein Business-Messenger-Dienst, der E-Mails eigentlich überflüssig macht. Vom Grundgedanken her ist es ein Chatroom, in dem alle Mitglieder eines Unternehmens miteinander kommunizieren können. Man kann sowohl individuell mit einzelnen Personen kommunizieren als auch diverse Chatrooms zu verschiedenen Themen speziell für bestimmte Mitglieder anlegen. So ist sichergestellt, dass man nicht mit Informationen überhäuft wird und nur bei den für sich relevanten Aufgaben eingebunden ist.
Doch Slack ist für mich viel mehr als nur ein reiner Messenger-Dienst. So kann man ebenfalls mit Teammitgliedern telefonieren und Dateien senden und empfangen. Dazu können diverse Apps wie Google Drive direkt mit Slack verbunden werden.
Vor allem aufgrund der Vielzahl an Funktionen in Verbindung mit der (Echtzeit-) Kommunikation ist Slack das Tool meiner Wahl. Ich rate jedoch davon ab, Slack als Allheilmittel zu sehen und bei einer Vielzahl zu erledigender Aufgaben diese über Slack abzuarbeiten. Zum Einen wird es schnell unübersichtlich, wenn man für jede Aufgabe einen eigenen Chat erstellt. Zum Anderen kann man Aufgaben nicht sinnvoll nachhalten, abhaken oder auf Wiedervorlage legen. Hierfür sind Aufgabenverwaltungs-Tools sehr viel besser geeignet.

Asana / Trello

Zwei der besten Tools dieser Art sind Asana und Trello. Es handelt sich im Gegensatz zu Slack um reine Projektmanagement-Tools, bei denen die zu erledigenden Aufgaben im Mittelpunkt stehen. Diese werden in einem »Project« (Asana) beziehungsweise einem »Board« (Trello) subsumiert und den zuständigen Personen zugeordnet. Jede Aufgabe wird anhand einer Karteikarte visualisiert und kann per Drag-and-Drop den einzelnen, beliebig definierbaren Spalten (zum Beispiel: in Planung, in Bearbeitung, in Revision, abgeschlossen) zugeordnet werden. Teammitglieder können jeder Karte Kommentare, Dateien oder weitere Unteraufgaben hinzufügen oder das Fälligkeitsdatum anpassen.
An beiden Tools schätze ich sehr, wie gut sie den Fortschritt eines Projekts visualisieren und speziell mir als externem Mitarbeiter die Zusammenarbeit mit allen Teammitgliedern des Startups vereinfachen. Ob man nun Trello oder Asana bevorzugt, ist Geschmackssache. Ich finde Trello etwas besser, da die Bedienung einfacher und intuitiver ist. Im Gegenzug ist der Funktionsumfang etwas geringer, was aber bei kleinen bis mittelgroßen Projekten mit überschaubar komplexen Aufgaben völlig ausreichend ist.
Beide Tools kannst du übrigens auch einfach nur für dich selbst einsetzen, um deine eigenen Arbeitsprozesse zu verwalten und zu dokumentieren.

Fazit

Wenn du mit deinem Startup noch mit keinem der vorgestellten Tools arbeitest, kann ich dir den Einsatz nur empfehlen, um deine Arbeitsabläufe zu professionalisieren. Probiere die Tools doch einfach mal aus. Dank der kostenlosen Basisversionen hast du nichts zu verlieren und kannst alle Funktionen in Ruhe testen.

Links

https://slack.com/intl/de-de/
https://asana.com/de
https://trello.com/

FINETRADING als Ausweg für Liquiditätsengpässe?

Ein Thema, das mir bei der Zusammenarbeit mit Startups immer wieder begegnet und mir besonders am Herzen liegt, ist die ausreichende Versorgung mit Liquidität. Leider können clevere Jungunternehmer mit guten Ideen aufgrund von Liquiditätsengpässen häufig nicht das Potential ihrer Geschäftsideen ausnutzen oder gehen im Extremfall sogar pleite. Nicht jeder hat das Glück, einen verlässlichen und geduldigen Finanzpartner wie einen Business Angel an seiner Seite zu haben, der unkompliziert Kapital zur Verfügung stellt und selbst hinter der Geschäftsidee steht. Es müssen also andere Wege gefunden werden, das Wachstum des eigenen Unternehmens zu finanzieren. Vor allem die naheliegendste Variante, eine klassische Finanzierung über die eigene Hausbank, scheidet für viele Start-Ups schon aus. Neben einem komplizierten und umständlichen Beantragungsprozess, bei dem Unternehmer gezwungen werden, “die Hosen runter zu lassen”, werden häufig persönliche Sicherheiten oder Bürgschaften verlangt, die die Haftungsbeschränkung einer GmbH oder Ähnlichem aushebeln. Nicht zuletzt wurde der Zugang zu Krediten durch regulatorische Änderungen (Stichwort Basel II u. III) für (junge) Unternehmen in jüngster Zeit deutlich erschwert.¹⁾ Eine interessante und zudem bankenunabhängige Finanzierungsform ist das Finetrading, was ich euch in meinem ersten Wissensartikel vorstellen möchte. Wer ein Startup besitzt, das mit physischen Waren handelt und sich bisher noch nicht mit dem Thema beschäftigt hat, sollte den folgenden Teil daher genau lesen, da es sich hierbei um eine äußerst attraktive und flexible Alternative handelt.

Inhaltsverzeichnis

• Was genau ist Finetrading?
• Was sind die Vorteile?
• Für wen eignet sich Finetrading?
• Was kostet Finetrading?
• Was sind die Nachteile?
• Mein Fazit
  

  Was genau ist Finetrading?

  Beim Finetrading (deutsch auch Wareneinkaufsfinanzierung) handelt es sich um eine Finanzierung von Waren und Rohstoffen (Umlaufvermögen). Der Begriff ist eine Wortschöpfung aus “finance” (Finanzierung) und “trading” (Handel). Der geldgebende Finetrader agiert als Intermediär und finanziert für das Unternehmen den Wareneinkauf vor, welches auf Basis der Verkaufserlöse zu einem späteren Zeitpunkt den Kredit zurückzahlen kann. Es handelt sich um ein Handelsgeschäft, welches somit nicht BaFin-pflichtig ist und dadurch deutlich weniger Papierkram verursacht. Die typischen Laufzeiten eines Finetrading-Geschäfts liegen in der Regel zwischen drei und sechs Monaten, wobei die Tilgung entweder zum Laufzeitende oder bereits monatlich laufend erfolgt.

  Was sind die Vorteile?

  Für das Finetrading sprechen zunächst einmal der vergleichsweise geringe bürokratische Aufwand bei der Beantragung sowie die Flexibilität. Da die zu finanzierende Ware als Sicherheit dient, werden keine weiteren Sicherheiten oder sogar eine persönliche Haftung verlangt. Wer einmal eine Einkaufslinie erhalten hat, kann dann flexibel Rechnungen einreichen und finanzieren lassen. Viele Anbieter bieten moderne Onlineplattformen oder sogar Apps an und vereinfachen den Prozess damit enorm. Grundsätzlich erweitert eine Einkaufsfinanzierung die gestalterischen Spielräume des Unternehmers. Er kann somit besser auf Schwankungen der Nachfrage (Saisonalität wie z.B. Weihnachtsgeschäft) und des Angebots (volatile Einkaufspreise) reagieren und damit seinen Einkauf relativ unabhängig vom tatsächlichen Verkaufszeitpunkt der Ware optimieren. Zudem kann er teilweise bessere Einkaufskonditionen aushandeln oder Skonti erhalten.

  Für wen eignet sich Finetrading?

  Finetrading eignet sich vor allem für Unternehmen in Wachstumsphasen, die überdurchschnittlich schnell und flexibel Liquidität benötigen. Dies trifft besonders auf kapitalintensive Branchen zu, in denen die Einkaufskosten einen Großteil der Ausgaben ausmachen. Dabei gilt: je niedriger die Lagerhaltungskosten, desto eher können aus einem fremdfinanzierten Einkauf und einer damit einhergehenden vermehrten Lagerhaltung Vorteile gezogen werden. Auch wer auf dem klassischen Kreditmarkt nicht ohne weiteres an Kredite kommt, generell den aufwändigen Beantragungsprozess scheut oder eine mögliche private Haftung vermeiden möchte ist hier gut aufgehoben. Aus meiner Erfahrung lohnt sich Finetrading besonders auch für kleinere Startups mit überschaubarem Finanzierungsbedarf. Entgegen den im Internet verbreiteten Informationen sind viele Anbieter nämlich nicht erst ab Beträgen oberhalb von € 100.000, sondern gerade am Beginn einer Zusammenarbeit vor allem an kleineren Beträgen in der Größenordnung von € 20.000 bis 60.000 interessiert.

  Was kostet Finetrading?

  Genau wie bei Bankkrediten kann man hier natürlich keine pauschale Antwort geben, da die Risikobewertung sehr individuell ist und die wenigsten Anbieter konkrete Zinskonditionen veröffentlichen. Entgegen klassischer Darlehen hängt die Bewertung jedoch deutlich weniger von der Bonität des Unternehmens, sondern viel stärker von der zu finanzierenden Ware ab. Je einfacher der Finetrader im Insolvenzfall des Unternehmens die Ware selbst verkaufen kann, desto günstigere Konditionen kann er auch anbieten. Wer also eine gute Sales-Historie und beispielsweise einen gut laufenden Amazon-Shop vorweisen kann, ist hier eindeutig im Vorteil. Die tatsächlichen Kosten setzen sich meistens aus einem Fixkostenanteil (Service- oder Transaktionsentgelt, Einrichtungsgebühr, Provision, …) und einer laufenden variablen Verzinsung zusammen. Üblicherweise liegen diese bei 1% bis 2% fix plus monatlich 0,3% bis 2%. Es handelt sich also um eine große Schwankungsbreite. Aus meiner persönlichen Erfahrung lassen sich bestenfalls Gesamtkosten von 1% bis 1,5% pro Monat erreichen. Eine Anmerkung noch: Lasst euch aufgrund der Zinsangaben auf Monatsbasis nicht von den niedrigen Zahlen täuschen. Aus einem monatlichen Zins von “nur” 2% wird (mit Zinseszins) mal eben ein Jahreszins von rund 27%, was die meisten sicherlich als Wucher bezeichnen würden …

  Was sind die Nachteile?

  Bei all den Vorteilen möchte ich euch auch auf die Nachteile aufmerksam machen, die es zu beachten gibt. Zunächst einmal ist es ein relativ undurchsichtiger Markt mit vielen Anbietern, von denen einige selbst noch nicht lange am Markt tätig sind und teilweise etwas unprofessionell auftreten. Zudem unterscheiden sich die Gebührenmodelle stark voneinander und die meisten Anbieter veröffentlichen keine konkreten Zahlen oder nur eine sehr ungenaue Gebührenspanne. Dies erschwert den Vergleich der Anbieter untereinander. Denn wer möchte schon bei allen Anbietern nach einem konkreten Angebot fragen und dafür überall Unternehmensinterna wie BWA, HR-Auszug oder Jahresabschlüsse herausgeben, geschweige denn, so viel Zeit investieren? Auch die Gebühren und Zinsen sind teilweise recht hoch, müssen aber im richtigen Kontext gesehen werden: Bei einem Start-Up, das mit der entsprechenden Menge an Fremdkapital jährlich im dreistelligen Prozentbereich wachsen kann, spielt es eine eher untergeordnete Rolle, ob die Zinsen bei 15% oder 20% p.a. liegen – Hauptsache, das Wachstum wird nicht durch Kapitalengpässe behindert.

  Mein Fazit

  Finetrading ist eine attraktive Finanzierungsform unabhängig vom klassischen Bankensektor. Flexibel, modern und schnell wie das Startup selbst kann das Unternehmen damit optimal im Wachstumsprozess unterstützt werden. Denn darum geht es letztendlich nur: Wachstum! Es sollte dennoch klar sein, dass es sich beim Finetrading weniger um eine Dauerlösung handelt als um ein vorübergehendes Finanzierungskonzept, das, zum richtigen Zeitpunkt eingesetzt, ein echter Wachstumsbooster sein kann. Letztendlich geht es darum, herauszufinden, ob Finetrading die passende Finanzierungsform in der aktuellen Unternehmensphase ist, und den richtigen Anbieter mit dem passenden Modell zu finden. Hierfür ist eine gründliche Prüfung sowie idealerweise eine gewisse Branchenerfahrung unentbehrlich. Für weitere Informationen könnt ihr mich auch gerne direkt ansprechen. Aus eigener Erfahrung kenne ich viele Anbieter am Markt und teile gerne meine Erfahrungen. Bei Bedarf kann ich auch einen Kontakt herstellen. 

Tätigkeitsfelder

Der Tätigkeitsbereich virtueller Assistenten kann theoretisch jede Aufgabe umfassen, die keine physische Präsenz vor Ort voraussetzt. In der Praxis überwiegen jedoch bestimmte Aufgabenfelder, die sich aufgrund der Arbeitsweise mittels digitaler Kommunikationsinstrumente besonders gut eignen. Fernarbeit.net, eine der ältesten deutschsprachigen Plattformen für VAs, führt zum Beispiel folgende Arbeitsfelder auf:¹⁾

• Allgemeine Büroaufgaben
• Buchhaltung
• Social Media
• Marketing
• E-Commerce
• Pressearbeit
• Events
• Podcasts
• Kundenservice
• Website
• Persönliche Aufgaben

Darüber hinaus unterscheiden sich die Tätigkeitsfelder eines VAs in ihrem Spezialisierungsgrad. Generalisten übernehmen beispielsweise klassische Büroaufgaben und ersetzen damit das komplette Sekretariat, Spezialisten nehmen sich bestimmter Teilbereiche wie beispielsweise Bildbearbeitung, dem Schreiben von Blog-Artikeln oder der Suchmaschinenoptimierung einer Website (SEO) an.

Die Vorteile eines virtuellen Assistenten:
Allgemeine Betrachtung

VAs stehen in Konkurrenz zu fest angestellten Mitarbeitern und können sich für den Auftraggeber, richtig eingesetzt, zu einem echten Erfolgsfaktor entwickeln.
Ein entscheidender Unterschied und Vorteil eines VAs liegt in der flexiblen Einsatzmöglichkeit, diesen stundenweise je nach Arbeitsaufkommen beauftragen zu können. Der Auftraggeber bezahlt nur für die tatsächliche Leistungserbringung und kann somit flexibel auf wechselnde Arbeitsanforderungen reagieren und beispielsweise auch Arbeitsspitzen, Urlaub und Krankheit in seinem Unternehmen abfedern. In wirtschaftlich schwierigen Zeiten wiederum spielen Einschränkungen wie ein Kündigungsschutz keine Rolle. Auch der administrative Aufwand fällt wesentlich geringer aus, es entfallen die Kosten für die Erstellung von Entgeltabrechnungen (z.B. Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen) sowie die Überwachung und Einhaltung arbeitsrechtlicher Formalitäten. Allgemein ist der Kostenfaktor im Vergleich zur Festanstellung wesentlich transparenter, da Leistungserstellung und Honorar in direktem Zusammenhang stehen. Die gerade beschriebenen Vorteile der Flexibilität sowie der geringe administrative Aufwand können in Kombination mit den nicht vorhandenen Büro-, Personalneben- sowie Krankheits- und Urlaubskosten zu einer deutlichen Kostenersparnis führen.
Nicht zuletzt ist die Beauftragung eines VAs für den Auftraggeber mit wenigen Risiken verbunden. Typischerweise starten Auftraggeber und -nehmer mit einem kostenlosen Erstgespräch, um sich kennenzulernen. Häufig wird im Anschluss die Zusammenarbeit mit einer kleinen Testaufgabe begonnen, bevor die tatsächliche Zusammenarbeit beginnt.

Doch wie steht es um die wichtigste Komponente, die Qualität der erbrachten Arbeitsleistung? Auch hier können VAs mit vielen Vorteilen überzeugen.
Im Vergleich zu einem Angestellten profitiert der Auftraggeber von den vielfältigen fachlichen und persönlichen Erfahrungen des VAs, die dieser bereits in zahlreichen Projekten mit unterschiedlichen Kunden gesammelt hat. So kommt dieses Wissen auch seinem Unternehmen zugute. Doch nicht nur das Wissen, sondern ebenso das vorhandene Netzwerk der VAs kann sehr hilfreich für den Unternehmer sein, da viele von ihnen gut mit Kollegen vernetzt sind und in Kontakt mit qualifizierten Fachkräften aus laufender oder früherer Zusammenarbeit stehen.
Aufgrund ihrer Position außerhalb des Unternehmens spielen bei VAs -im Gegensatz zu festangestellten Mitarbeitern- negative Aspekte wie Betriebsblindheit und soziale Abhängigkeiten (Seilschaften) keine Rolle. Im Gegenteil profitiert der Unternehmer vom Querdenken eines Außenstehenden („Blick von außen“) und erhält so neue wertvolle Impulse.
Auch die Motivation unterscheidet sich von internen Mitarbeitern. Als Freiberufler führt ein VA selbst ein Unternehmen und ist bestrebt, die besten Resultate zu liefern und dadurch positives Feedback zu erhalten, denn nur zufriedene Kunden stellen auf Dauer den Erfolg seines Geschäftsmodells sicher. Ein erfolgreicher Assistent wird sich daher stets auf die neuesten und effektivsten Arbeitsmethoden und digitalen Hilfsmittel fokussieren und eigenverantwortlich seine Kenntnisse erweitern.

Die Vorteile eines virtuellen Assistenten:
Speziell aus Sicht eines Start-Ups

Betrachtet man die verschiedenen Vorteile von VAs, fällt auf, dass diese sich für einen potenziellen Auftraggeber je nach Anforderungsprofil unterschiedlich gut eignen. Besonders junge Unternehmen und Start-Ups können profitieren, da es sich in der Regel um eher kleine, aber gleichzeitig schnell wachsende Unternehmen in einem dynamischen Marktumfeld handelt. Die Flexibilität des VAs, sich auf wechselnde Arbeitsanforderungen und -umfänge einzustellen, ist hier ein entscheidender Vorteil. Dank geringer Einstiegshürden ist die Beauftragung zudem nur mit geringem Aufwand verbunden. Dies erlaubt einem Jungunternehmen bereits in einer frühen Phase -vielleicht zunächst auch nur für wenige Stunden- einen VA zu beauftragen und auf diese Weise auf dessen Expertise zurückzugreifen. Gerade Start-Ups bestehen in der Regel nur aus wenigen Mitarbeitern, weshalb ein Expertenwissen in bestimmten Teilbereichen meistens nicht vorhanden ist. Dies kann ein VA auf diese Weise ergänzen. In der frühen Unternehmensphase besitzen Unternehmen auch keine vollwertige Verwaltung und profitieren dadurch vor allem von dem geringen administrativen Aufwand ohne vom Kerngeschäft abgelenkt zu werden. Auch die Kosten eines VAs sind viel einfacher zu kalkulieren als die eines Festangestellten.
Ein weiterer Vorteil besteht in dem übereinstimmenden Mindset zwischen Auftraggeber und -nehmer. Genau wie der (Jung-) Unternehmer ist auch der VA ein Unternehmer und kann sich daher besonders gut mit dem Arbeitsumfeld identifizieren und sich in den Unternehmer hineinversetzen. Dies kann sich nicht nur unmittelbar positiv auf die erbrachte Arbeitsleistung auswirken. Mit seiner ähnlichen Denkweise einerseits und dem Blick von außen andererseits kann der VA mit neuen Ideen das Unternehmen voranbringen, zumal er dabei auch auf seine Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit anderen Kunden zurückgreifen kann. Auch wenn dies keinen externen Berater ersetzen kann (den sich ein Jungunternehmer aber im Regelfall ohnehin nicht leisten kann), kann ein VA in dieser Hinsicht dennoch wertvolle Hilfe leisten.

Als virtueller Assistent (kurz VA) möchte ich euch in meinem ersten Blog-Artikel zunächst mein eigenes Berufsfeld vorstellen. Vielen ist diese junge und moderne Arbeitsform noch kein Begriff, weshalb mir dieses Thema als Start meines Blogs besonders am Herzen liegt. Die universellen Einsatzmöglichkeiten auf Basis moderner Informations- und Kommunikationstechnologien machen den Beruf des VAs zu einem besonders interessanten Arbeitsmodell mit Zukunftspotenzial. Man kann es auch als Gegenentwurf zu veralteten Arbeitsmodellen verstehen, wie diese vor allem in Deutschland vorherrschen.^{1) 2)}

In zwei Teilen stelle ich euch heute zunächst das Grundprinzip und die Entwicklung seit der Entstehung des Berufszweigs vor. In meinem nächsten Artikel werde ich auf die gängigen Tätigkeitsfelder eingehen und zeigen, wie sich VAs vorteilhaft einsetzen lassen.

Das Berufsbild des virtuellen Assistenten – Teil 1

Definition

Ein VA ist in der Regel eine selbstständige Person, die für mehrere Auftraggeber (Unternehmen, Entrepreneure, Start-Ups oder auch Privatpersonen) Aufgaben übernimmt, die diese gerne auslagern möchten. Hierbei handelt es sich vor allem um Aufgaben, die den Auftraggeber vom eigentlichen Kerngeschäft ablenken und unnötige Ressourcen binden. Ein weiterer Grund stellt häufig der Zugriff auf das Expertenwissen des VAs dar, das schlichtweg nicht im eigenen Unternehmen vorhanden ist.

Der wichtigste Unterschied zu vergleichbaren klassischen Berufen wie beispielsweise Beratern oder Sekretären stellt die virtuelle Zusammenarbeit dar. Ein VA arbeitet ortsunabhängig und kommuniziert mit seinen Kunden fast ausschließlich über moderne Kommunikationskanäle. Dabei handelt es sich beispielsweise um Videotelefonie, Projektmanagement-Tools, Cloud-Lösungen oder Remote Desktop-Anwendungen. Telefon und E-Mail können ergänzend genutzt werden. Neben der Kommunikation erfolgt auf diese Weise auch der Austausch von Dokumenten online. Grundsätzlich kann die Zusammenarbeit entweder zeitlich begrenzt auf Projektbasis (z.B. Koordinierung eines Events) oder dauerhaft erfolgen (z.B. regelmäßige Buchhaltung oder Finanzplanung).

Begrifflich abgegrenzt werden muss der VA von Softwarelösungen wie Siri, Google Assistant, Cortana oder Alexa, die häufig ebenfalls unter demselben Begriff geführt werden.

Der virtuelle Assistent – von den Anfängen bis zur heutigen Entwicklung

Der VA existiert in den USA bereits seit Mitte der 90er Jahre („Virtual Assistant“) und mit der IAVA (International Association of Virtual Assistants) wurde 1999 die erste länderübergreifende Plattform für diese Berufsgruppe gegründet. Eine größere Verbreitung erfolgte jedoch erst seit der Jahrtausendwende und dem damit einhergehenden schnellen technischen Fortschritt (günstiges und flächendeckendes Breitbandinternet, mobiles Internet, leistungsfähige mobile Endgeräte wie Laptops, Tablets und Smartphones, …).

Im deutschsprachigen Raum wurde das Konzept erst relativ spät bekannt. Häufig wird in diesem Zusammenhang auf das Buch „Die 4-Stunden-Woche“ von Timothy Ferriss verwiesen, das 2008 auf dem deutschen Markt erschien.³⁾ Dort stellt Ferriss VAs in den Mittelpunkt und beschreibt, wie ein eigenes Unternehmen mit wenig Aufwand geführt werden kann, indem ein Großteil der Aufgaben an VAs ausgelagert wird. Dies erhöhte den Bekanntheitsgrad und eröffnete auch im deutschsprachigen Raum einen neuen Markt. So starteten zwischen 2008 und 2010 in Deutschland die ersten Firmen, die VAs vermitteln, sowie neue Plattformen, auf denen diese sich austauschen und Kunden finden können.⁴⁾

Auch wenn es keine verlässlichen Zahlen gibt, scheint die Zahl der VAs im deutschsprachigen Raum seitdem deutlich gestiegen zu sein. Darauf deutet das wachsende Angebot an Vermittlern, Plattformen und Facebook-Gruppen in diesem Segment hin. Zudem lässt sich beobachten, dass mittlerweile viele (ehemalige) VAs eigene Kurse anbieten, um Menschen im Angestelltenverhältnis beim Übergang in die Selbstständigkeit als VA zu unterstützen.

Eine sich verändernde Arbeitswelt („Arbeit 4.0“) sowie ein wandelndes Verständnis von Arbeit spielen eine entscheidende Rolle beim Wachstum dieses Berufsfelds. Die Arbeitswelt wird mehr und mehr durch Digitalisierung und Vernetzung geprägt und mehr Menschen möchten zukünftig gerne ortsunabhängig arbeiten. Dies sind auf der einen Seite Menschen, die sich einen Heimarbeitsplatz wünschen (z.B. Mütter mit kleinen Kindern oder Menschen mit körperlichen Einschränkungen) und auf der anderen Seite digitale Nomaden, die den klassischen „Nine-to-Five“-Lebensstil ablehnen. Speziell das digitale Nomadentum stellt eine völlige Abkehr vom klassischen Berufsbild dar. Deren Anhänger wollen nicht nur selbstständig arbeiten, sondern vor allem ortsunabhängig sein und von weltweit wechselnden Orten aus arbeiten. Die digitale Nomaden-Bewegung ist mittlerweile auch in den Medien regelmäßig vertreten, es gibt Artikel und sogar Kinofilme. Darüber hinaus organisiert sich die Szene mehr und mehr und trifft sich beispielsweise jährlich auf dem „DNX Festival“ in Berlin, Deutschlands größter digitalen Nomadenkonferenz.

Vor dem Hintergrund, dass geschätzt 40% aller Jobs in Deutschland aus dem Home-Office ausgeführt werden können, besteht auch in Zukunft ein großes Potential für die weitere Ausbreitung des virtuellen Assistenten-Berufs.⁵⁾