Das Berufsbild des virtuellen Assistenten – Teil 2

Tätigkeitsfelder

Der Tätigkeitsbereich virtueller Assistenten kann theoretisch jede Aufgabe umfassen, die keine physische Präsenz vor Ort voraussetzt. In der Praxis überwiegen jedoch bestimmte Aufgabenfelder, die sich aufgrund der Arbeitsweise mittels digitaler Kommunikationsinstrumente besonders gut eignen. Fernarbeit.net, eine der ältesten deutschsprachigen Plattformen für VAs, führt zum Beispiel folgende Arbeitsfelder auf:¹⁾

• Allgemeine Büroaufgaben
• Buchhaltung
• Social Media
• Marketing
• E-Commerce
• Pressearbeit
• Events
• Podcasts
• Kundenservice
• Website
• Persönliche Aufgaben

Darüber hinaus unterscheiden sich die Tätigkeitsfelder eines VAs in ihrem Spezialisierungsgrad. Generalisten übernehmen beispielsweise klassische Büroaufgaben und ersetzen damit das komplette Sekretariat, Spezialisten nehmen sich bestimmter Teilbereiche wie beispielsweise Bildbearbeitung, dem Schreiben von Blog-Artikeln oder der Suchmaschinenoptimierung einer Website (SEO) an.

Die Vorteile eines virtuellen Assistenten:
Allgemeine Betrachtung

VAs stehen in Konkurrenz zu fest angestellten Mitarbeitern und können sich für den Auftraggeber, richtig eingesetzt, zu einem echten Erfolgsfaktor entwickeln.
Ein entscheidender Unterschied und Vorteil eines VAs liegt in der flexiblen Einsatzmöglichkeit, diesen stundenweise je nach Arbeitsaufkommen beauftragen zu können. Der Auftraggeber bezahlt nur für die tatsächliche Leistungserbringung und kann somit flexibel auf wechselnde Arbeitsanforderungen reagieren und beispielsweise auch Arbeitsspitzen, Urlaub und Krankheit in seinem Unternehmen abfedern. In wirtschaftlich schwierigen Zeiten wiederum spielen Einschränkungen wie ein Kündigungsschutz keine Rolle. Auch der administrative Aufwand fällt wesentlich geringer aus, es entfallen die Kosten für die Erstellung von Entgeltabrechnungen (z.B. Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen) sowie die Überwachung und Einhaltung arbeitsrechtlicher Formalitäten. Allgemein ist der Kostenfaktor im Vergleich zur Festanstellung wesentlich transparenter, da Leistungserstellung und Honorar in direktem Zusammenhang stehen. Die gerade beschriebenen Vorteile der Flexibilität sowie der geringe administrative Aufwand können in Kombination mit den nicht vorhandenen Büro-, Personalneben- sowie Krankheits- und Urlaubskosten zu einer deutlichen Kostenersparnis führen.
Nicht zuletzt ist die Beauftragung eines VAs für den Auftraggeber mit wenigen Risiken verbunden. Typischerweise starten Auftraggeber und -nehmer mit einem kostenlosen Erstgespräch, um sich kennenzulernen. Häufig wird im Anschluss die Zusammenarbeit mit einer kleinen Testaufgabe begonnen, bevor die tatsächliche Zusammenarbeit beginnt.

Doch wie steht es um die wichtigste Komponente, die Qualität der erbrachten Arbeitsleistung? Auch hier können VAs mit vielen Vorteilen überzeugen.
Im Vergleich zu einem Angestellten profitiert der Auftraggeber von den vielfältigen fachlichen und persönlichen Erfahrungen des VAs, die dieser bereits in zahlreichen Projekten mit unterschiedlichen Kunden gesammelt hat. So kommt dieses Wissen auch seinem Unternehmen zugute. Doch nicht nur das Wissen, sondern ebenso das vorhandene Netzwerk der VAs kann sehr hilfreich für den Unternehmer sein, da viele von ihnen gut mit Kollegen vernetzt sind und in Kontakt mit qualifizierten Fachkräften aus laufender oder früherer Zusammenarbeit stehen.
Aufgrund ihrer Position außerhalb des Unternehmens spielen bei VAs -im Gegensatz zu festangestellten Mitarbeitern- negative Aspekte wie Betriebsblindheit und soziale Abhängigkeiten (Seilschaften) keine Rolle. Im Gegenteil profitiert der Unternehmer vom Querdenken eines Außenstehenden („Blick von außen“) und erhält so neue wertvolle Impulse.
Auch die Motivation unterscheidet sich von internen Mitarbeitern. Als Freiberufler führt ein VA selbst ein Unternehmen und ist bestrebt, die besten Resultate zu liefern und dadurch positives Feedback zu erhalten, denn nur zufriedene Kunden stellen auf Dauer den Erfolg seines Geschäftsmodells sicher. Ein erfolgreicher Assistent wird sich daher stets auf die neuesten und effektivsten Arbeitsmethoden und digitalen Hilfsmittel fokussieren und eigenverantwortlich seine Kenntnisse erweitern.

Die Vorteile eines virtuellen Assistenten:
Speziell aus Sicht eines Start-Ups

Betrachtet man die verschiedenen Vorteile von VAs, fällt auf, dass diese sich für einen potenziellen Auftraggeber je nach Anforderungsprofil unterschiedlich gut eignen. Besonders junge Unternehmen und Start-Ups können profitieren, da es sich in der Regel um eher kleine, aber gleichzeitig schnell wachsende Unternehmen in einem dynamischen Marktumfeld handelt. Die Flexibilität des VAs, sich auf wechselnde Arbeitsanforderungen und -umfänge einzustellen, ist hier ein entscheidender Vorteil. Dank geringer Einstiegshürden ist die Beauftragung zudem nur mit geringem Aufwand verbunden. Dies erlaubt einem Jungunternehmen bereits in einer frühen Phase -vielleicht zunächst auch nur für wenige Stunden- einen VA zu beauftragen und auf diese Weise auf dessen Expertise zurückzugreifen. Gerade Start-Ups bestehen in der Regel nur aus wenigen Mitarbeitern, weshalb ein Expertenwissen in bestimmten Teilbereichen meistens nicht vorhanden ist. Dies kann ein VA auf diese Weise ergänzen. In der frühen Unternehmensphase besitzen Unternehmen auch keine vollwertige Verwaltung und profitieren dadurch vor allem von dem geringen administrativen Aufwand ohne vom Kerngeschäft abgelenkt zu werden. Auch die Kosten eines VAs sind viel einfacher zu kalkulieren als die eines Festangestellten.
Ein weiterer Vorteil besteht in dem übereinstimmenden Mindset zwischen Auftraggeber und -nehmer. Genau wie der (Jung-) Unternehmer ist auch der VA ein Unternehmer und kann sich daher besonders gut mit dem Arbeitsumfeld identifizieren und sich in den Unternehmer hineinversetzen. Dies kann sich nicht nur unmittelbar positiv auf die erbrachte Arbeitsleistung auswirken. Mit seiner ähnlichen Denkweise einerseits und dem Blick von außen andererseits kann der VA mit neuen Ideen das Unternehmen voranbringen, zumal er dabei auch auf seine Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit anderen Kunden zurückgreifen kann. Auch wenn dies keinen externen Berater ersetzen kann (den sich ein Jungunternehmer aber im Regelfall ohnehin nicht leisten kann), kann ein VA in dieser Hinsicht dennoch wertvolle Hilfe leisten.