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24.01.2021 | Allgemein

Meine Lieblingstools 2021

In meiner täglichen Zusammenarbeit mit Startups gibt es nichts Wichtigeres als eine funktionierende Kommunikation, Koordination und Organisation. Aus diesem Grund schreibe ich mit meinen Kunden regelmäßig E-Mails, telefoniere mit ihnen und tausche mich in Videokonferenzen aus. Da die Arbeitsprozesse zwischen den Mitarbeitern des Startups sowie weiteren externen Freelancern koordiniert werden müssen, ergibt der Einsatz spezialisierter Tools häufig Sinn. Dazu gehören vor allem Messenger-Dienste und Projektmanagement-Tools – professionelle Lösungen, bei denen jeder Beteiligte zu jeder Zeit weiß, wann er was zu tun hat.
Ich habe im Laufe der Zeit bereits mit vielen Tools gearbeitet und möchte dir im Folgenden kurz meine drei persönlichen Favoriten vorstellen:

  •  Slack
  • Asana
  • Trello

 

Slack

Slack ist ein Business-Messenger-Dienst, der E-Mails eigentlich überflüssig macht. Vom Grundgedanken her ist es ein Chatroom, in dem alle Mitglieder eines Unternehmens miteinander kommunizieren können. Man kann sowohl individuell mit einzelnen Personen kommunizieren als auch diverse Chatrooms zu verschiedenen Themen speziell für bestimmte Mitglieder anlegen. So ist sichergestellt, dass man nicht mit Informationen überhäuft wird und nur bei den für sich relevanten Aufgaben eingebunden ist.
Doch Slack ist für mich viel mehr als nur ein reiner Messenger-Dienst. So kann man ebenfalls mit Teammitgliedern telefonieren und Dateien senden und empfangen. Dazu können diverse Apps wie Google Drive direkt mit Slack verbunden werden.
Vor allem aufgrund der Vielzahl an Funktionen in Verbindung mit der (Echtzeit-) Kommunikation ist Slack das Tool meiner Wahl. Ich rate jedoch davon ab, Slack als Allheilmittel zu sehen und bei einer Vielzahl zu erledigender Aufgaben diese über Slack abzuarbeiten. Zum Einen wird es schnell unübersichtlich, wenn man für jede Aufgabe einen eigenen Chat erstellt. Zum Anderen kann man Aufgaben nicht sinnvoll nachhalten, abhaken oder auf Wiedervorlage legen. Hierfür sind Aufgabenverwaltungs-Tools sehr viel besser geeignet.

Asana / Trello

Zwei der besten Tools dieser Art sind Asana und Trello. Es handelt sich im Gegensatz zu Slack um reine Projektmanagement-Tools, bei denen die zu erledigenden Aufgaben im Mittelpunkt stehen. Diese werden in einem »Project« (Asana) beziehungsweise einem »Board« (Trello) subsumiert und den zuständigen Personen zugeordnet. Jede Aufgabe wird anhand einer Karteikarte visualisiert und kann per Drag-and-Drop den einzelnen, beliebig definierbaren Spalten (zum Beispiel: in Planung, in Bearbeitung, in Revision, abgeschlossen) zugeordnet werden. Teammitglieder können jeder Karte Kommentare, Dateien oder weitere Unteraufgaben hinzufügen oder das Fälligkeitsdatum anpassen.
An beiden Tools schätze ich sehr, wie gut sie den Fortschritt eines Projekts visualisieren und speziell mir als externem Mitarbeiter die Zusammenarbeit mit allen Teammitgliedern des Startups vereinfachen. Ob man nun Trello oder Asana bevorzugt, ist Geschmackssache. Ich finde Trello etwas besser, da die Bedienung einfacher und intuitiver ist. Im Gegenzug ist der Funktionsumfang etwas geringer, was aber bei kleinen bis mittelgroßen Projekten mit überschaubar komplexen Aufgaben völlig ausreichend ist.
Beide Tools kannst du übrigens auch einfach nur für dich selbst einsetzen, um deine eigenen Arbeitsprozesse zu verwalten und zu dokumentieren.

Fazit

Wenn du mit deinem Startup noch mit keinem der vorgestellten Tools arbeitest, kann ich dir den Einsatz nur empfehlen, um deine Arbeitsabläufe zu professionalisieren. Probiere die Tools doch einfach mal aus. Dank der kostenlosen Basisversionen hast du nichts zu verlieren und kannst alle Funktionen in Ruhe testen.

Links

https://slack.com/intl/de-de/
https://asana.com/de
https://trello.com/

Ihr habt Fragen, Anregungen, Verbesserungsvorschläge oder einfach nur interessante Ideen? Schreibt mir doch an blog@dein-virtueller-cfo.de und ich beantworte gerne eure Fragen.

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