Unternehmensprozesse optimieren durch Automatisierung

Der typische Unternehmensalltag ist voll von wiederkehrenden Arbeitsabläufen. Oft sind es Kleinigkeiten, die mit der eigentlichen unternehmerischen Tätigkeit wenig zu tun haben, aber dennoch viel Zeit und Geld kosten. Im Gegensatz zu etablierten Unternehmen haben gerade Startups ihre Arbeitsabläufe meist noch nicht automatisiert und verschwenden daher wertvolle personelle Kapazitäten mit Fleißarbeit.
Die Lösung ist in vielen Fällen ein Online-Automatisierungstool. Damit können gängige Apps wie Gmail, Dropbox, Slack, MailChimp oder Google Sheets miteinander verbunden werden, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.
Ein Beispiel für ein Automatisierungstool mit hoher Funktionalität und gleichzeitig intuitiver Bedienung ist Zapier, das ich dir im Folgenden gerne vorstellen möchte.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Zapier?
• Die wichtigsten Zapierbegriffe
• Wie du Zapier verwendest
• Fazit

Was ist Zapier?

Zapier ist ein Webservice, der es ermöglicht, verschiedene Webanwendungen miteinander zu verbinden und untereinander zu synchronisieren, um Prozesse zu automatisieren. Dazu werden die Aktionen der im Unternehmen genutzten Apps miteinander verknüpft und synchronisiert, so dass wiederkehrende Prozesse automatisch ausgeführt werden. Dabei handelt es sich um sogenannte Zaps. Sie werden durch ein Ereignis ausgelöst, das die eingerichtete Aktion ausführt. Die Nutzung ist flexibel und vielseitig, ebenso wie die Bandbreite der möglichen Integrationen.

Die wichtigsten Zapier-Begriffe

Zap
Ein Zap ist ein automatisierter Workflow zwischen mehreren Apps. Zaps bestehen aus mindestens zwei Teilen: einem Auslöser (Trigger) und einer oder mehreren Aktionen. Wenn der Zap mehr als eine Aktion hat, Filter oder Suchen enthält, handelt es sich um einen mehrstufigen Zap.

Auslöser (Trigger)
Ein Auslöser ist das Ereignis innerhalb einer App, das den Zap startet. Sobald du einen Zap eingerichtet hast, überwacht Zapier die App auf dieses Ereignis.

Aktion
Die Aktion ist das Ereignis, das den Zap abschließt.

Wie du Zapier verwendest

Um Zapier effektiv in den eigenen Geschäftsbetrieb zu integrieren, müssen zunächst alle Prozesse in deinem Unternehmen identifiziert werden. Danach kannst du Zaps erstellen, die diese Prozesse koordinieren. Eine Möglichkeit, geeignete Prozesse zu identifizieren, ist zu prüfen, an welchen Stellen Tabellen, E-Mails oder bestimmte Apps noch händisch mit Daten befüllt werden. Grundsätzlich können alle Prozesse, die wiederkehrend und regelbasiert sind, automatisiert werden. Idealerweise sollte dieser Schritt mit einer allgemeinen Prozessanalyse kombiniert werden, um sicherzustellen, dass nur Prozesse automatisiert werden, die bereits optimiert und effizient sind. Der anfängliche Aufwand mag mühsam und zeitaufwändig erscheinen, aber einmal eingerichtet, wird die Automatisierung deinem Unternehmen nachhaltige Vorteile bringen. Indem Zapier diese Routineaufgaben übernimmt, spart es dir auf lange Sicht Zeit und Geld. Darüber hinaus macht es Prozesse robuster, indem es menschliche Fehler bei der Datenverarbeitung ausschließt. Die falsche Eingabe von Daten, der versehentliche Versand eines Dokuments an einen falschen Empfänger oder die Verknüpfung eines Datensatzes mit der falschen Kundendatei – all das lässt sich mit einer geeigneten Automatisierungsstrategie vermeiden. Außerdem kann der Ausfall eines Mitarbeiters die bisher manuell durchgeführten Geschäftsprozesse nicht mehr gefährden.
Bei den Anwendungsmöglichkeiten sind der eigenen Fantasie kaum Grenzen gesetzt. Wer zum Beispiel seine Unternehmensfinanzen besser im Blick behalten will, für den ist Google Sheets als zentrales Element in Zapier besonders interessant. Damit lassen sich alle relevanten Finanzkennzahlen berechnen und mit Hilfe von Zapier ist es möglich, automatisch alle notwendigen Daten automatisch zu importieren, zum Beispiel aus dem eigenen Online-Shop oder dem PayPal-Konto.
So hast du nicht nur alle Kennzahlen innerhalb von Google Sheets immer auf dem neuesten Stand und im Blick, sondern du kannst gleich noch weitere Trigger hinzufügen. Durch das Hinzufügen zusätzlicher Auslöser und Aktionen können Mitarbeiter beispielsweise automatisch per E-Mail oder über ein Tool wie Asana oder Slack über die Zahlen im Sheet informiert werden. Dies kann entweder zeitgesteuert (z.B. wird am Ende eines jeden Arbeitstages eine E-Mail als Zusammenfassung versendet) und / oder auf Basis bestimmter Schwellen (z.B. wenn die liquiden Mittel unter einen bestimmten Grenzwert fallen) erfolgen. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Zahlen den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit erreichen.

Fazit

Richtig umgesetzt sind Prozessautomatisierungen ein hilfreiches Mittel, um die Produktivität und Effizienz in deinem Unternehmen zu steigern und vor allem langfristige Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Gerade bei Startups mit begrenzten personellen Ressourcen kann die Automatisierung helfen, sich wieder auf das eigentliche Ziel des Unternehmens zu konzentrieren und neue Wachstumsimpulse freizusetzen.
Doch die Vorteile der Prozessautomatisierung gehen weit über die unternehmensinternen Abläufe hinaus. Auch die Beziehung zu deinen Kunden kannst du durch Automatisierung optimieren. So lassen sich Kundenanfragen und -bestellungen automatisiert bearbeiten und mögliche Marketingmaßnahmen schneller und gezielter umsetzen. Das Ergebnis sind ein verbesserter Kundenservice, eine höhere Kundenzufriedenheit und letztlich höhere Umsätze.
Insgesamt verbessert die Automatisierung die Geschäftsprozesse und deren Steuerung über alle Bereiche hinweg und reduziert die Fehlerquote, um dein Unternehmen zu unterstützen und voranzubringen.
Für weitere Informationen könnt ihr mich gerne direkt ansprechen und wir erarbeiten gemeinsam eine sinnvolle Automatisierungsstrategie für dein Unternehmen,